Consequent communiceren

De raderen van de overheid draaien soms langzaam. Een jarenlang traject om te komen tot een tracékeuze is eerder regel dan uitzondering.

Vaak start een dergelijk project met een aankondiging van een (mogelijke) ruimtelijke ontwikkeling. Het kan een brug zijn of een rondweg, een fietstunnel of woningbouw. Tijdens een eerste informatieavond voor de buitenwacht wordt aangegeven dat het nog slechts plannen betreft en dat de overheid in de komende periode hard aan de slag gaat met de verdere uitwerking. Zodra er iets te melden valt komt er een nieuwe informatiebijeenkomst. Het ambtelijk apparaat werkt stug door, publiceert interne rapporten en zorgt voor ambtelijke updates en afstemming van het projectplan. Er vinden interne projectsessies plaats en worden voorlopige ontwerpen opgeleverd die vervolgens worden besproken en aangepast. Allemaal intern en allemaal niet zichtbaar voor de buitenwacht.

Pas als de plannen compleet zijn uitgewerkt is het moment daar om opnieuw naar buiten te treden. Voor omwonenden van een project kan die tussenliggende periode (van soms vele jaren)  bijzonder zwaar tellen. Als door een ruimtelijke ontwikkeling bijvoorbeeld huizen moeten verdwijnen of overlast te verwachten valt is het voor deze omwonenden soms erg vervelend om lang in de onzekerheid te moeten blijven zitten.

In een dergelijke situatie is consequente en goede projectcommunicatie van groot belang. Door regelmatig avonden te organiseren of nieuwsbrieven te publiceren blijven mensen aangehaakt en op de hoogte. Andersom, als er een radiostilte valt (in sommige gevallen van meerdere jaren) is het daarna extra moeilijk om de draad weer op te pakken in de communicatie. Mensen voelen zich dan genegeerd, niet serieus genomen en hebben het idee dat ze nergens terecht kunnen met hun vragen.

Helaas zijn er meer dan genoeg projecten in Nederland te noemen waar dit toch gebeurt. Het gevolg is dat de onrust over een project niet wordt weggenomen en eigenlijk alleen maar toeneemt. “We hebben jarenlang niets van u gehoord en nu komt u opeens met een tracébesluit!”. Dus, ook als er ‘niets te melden valt’ is het wel van belang om in contact te blijven met alle belangrijke stakeholders. Op die manier voorkom je dat het eerste contactmoment na een lange radiostilte uitmondt in een vervelend gesprek. Het lijkt zo simpel maar gebeurt nog veel te weinig: neem stakeholders van een project in iedere fase van het project volwaardig mee in de communicatie.